«Wir haben jetzt Varios. Was machen wir damit?» — die Frage ist verständlich, aber sie beginnt am falschen Ende. Ein Werkzeug allein schafft noch keinen Mehrwert. Darum stellen wir eine andere Frage: Wo verlieren wir im Alltag jede Woche Zeit? Wo wiederholen sich Aufgaben, entstehen ähnliche Texte oder dieselben Fragen? Ein klar beschriebener Bedarf ist der Ausgangspunkt für einen Use Case.

Ein Use Case und ein Assistent sind nicht dasselbe. Der Use Case beschreibt eine Situation aus dem Arbeitsalltag, die wir verbessern möchten: Was ist das Problem, was soll besser werden? Wie die Lösung aussieht, ist dann noch offen. Beispiel: Sitzungsprotokolle kosten jede Woche viel Zeit — das ist der Use Case. Ein Assistent in Varios, der aus Notizen einen Protokollentwurf macht, ist eine mögliche Lösung. Vielleicht ist aber eine bessere Vorlage, ein klarerer Ablauf oder ein guter Prompt die passendere.

Unser Ziel ist nicht, um jeden Preis einen Assistenten zu bauen, sondern für einen echten Bedarf die beste Lösung zu finden. Ein Use Case bleibt auch dann wertvoll, wenn daraus kein Assistent entsteht.

Ein Assistent kann nur für dich persönlich gedacht sein — oder ein Team, eine Abteilung oder die gesamte Verwaltung unterstützen. Je mehr Menschen denselben Bedarf haben und dieselbe gute Lösung nutzen, desto grösser die Wirkung: Eine Aufgabe wird nicht mehr von jeder Person einzeln gelöst.

Das heisst nicht, dass jeder Assistent möglichst vielen zur Verfügung stehen muss. Entscheidend ist, auf welcher Ebene der gemeinsame Bedarf besteht und ob die Lösung dort tatsächlich genutzt wird. Richte den Blick deshalb nicht nur auf deinen Arbeitsplatz: Haben meine Kolleg:innen dieselbe Aufgabe? Würde diese Lösung auch meinem Team oder meiner Abteilung helfen? So entsteht der Hebel: ein wiederkehrender Bedarf, einmal gut gelöst, und mehrere profitieren.

Nicht jede Aufgabe eignet sich gleich gut für KI. Fünf Merkmale helfen dir, einen vielversprechenden Use Case zu erkennen:

Am Protokoll-Beispiel: regelmässig, aus Stichworten entsteht Text, gute Protokolle zeigen das Zielbild, mehrere Teams haben den Bedarf, die Daten sind mit dem vorgesehenen Check bearbeitbar. Alle fünf Merkmale erfüllt — ein guter Kandidat, um weiter geprüft und entwickelt zu werden. Freigegeben ist er damit noch nicht.

Gute Use Cases musst du meistens nicht erfinden — sie sind im Arbeitsalltag schon da: dort, wo Aufgaben wiederkehren, unnötig Zeit kosten oder dieselben Fragen auslösen. Zuerst sammeln, dann mit den fünf Merkmalen prüfen. Vier einfache Wege:

• • Fünf Minuten in der Abteilungssitzung: «Was hat uns diese Woche unnötig Zeit gekostet?» Beobachtungen festhalten, ohne sofort eine Lösung zu suchen.
• • Kolleg:innen direkt fragen: «Welche Aufgabe kostet dich immer wieder Zeit oder Nerven?» Andere erkennen oft Bedürfnisse, die dir selbst nicht auffallen.
• • Die eigene Arbeitswoche anschauen: Kalender und Postausgang durchgehen — wo hast du ähnliche Texte geschrieben oder dieselben Fragen beantwortet?
• • Die KI-Startliste als Inspiration: Die KI nennt typische Aufgaben einer Abteilung. Das sind noch keine fertigen Use Cases, aber ein Ausgangspunkt fürs Gespräch — euren Alltag kennt ihr.

«Kann ich deinen Assistenten auch haben?» Für dich ist die Anwendung einfach: Du weisst, wofür er gedacht ist, kennst die passenden Eingaben und kannst das Ergebnis beurteilen. Dieses Wissen wird aber nicht automatisch mitgegeben. Ein Assistent ist nicht teamfähig, nur weil er für andere freigeschaltet wurde. Drei Anforderungen:

Direkt in Varios (das Bauen kennst du aus Pfad 2): Eindeutiger Name · System Prompt als Herzstück — nichts Wichtiges darf nur in deinem Kopf bleiben · Modell ohne rote Kennzeichnung · Konnektoren nur wenn nötig · unter «Funktionen und Dateien» nur geprüfte Dokumente, z. B. die verbindliche Protokollvorlage · Datei-Upload im Chat nur, wenn Nutzer:innen wechselnde Notizen bearbeiten sollen · «Beschreibung und Beispiele» mit Beispiel-Prompts wie «Erstelle aus diesen Stichworten einen Protokollentwurf» · Datenschutzfilter einstellen · rechts direkt testen, gezielt eine Einstellung ändern, erneut testen.

Zwei Sätze gelten unverändert: Ein Assistent verändert die Einstufung deiner Daten nicht — Rot bleibt Rot. Und die Goldene Regel: Du prüfst das Ergebnis, bevor du es verwendest.

Der erste Test in Varios zeigt, ob der Assistent grundsätzlich funktioniert. Bereit für ein Team ist er damit noch nicht. Es braucht drei weitere Schritte:

• • Mit Gold-Beispielen testen: fünf bis zehn anonymisierte Fälle, bei denen du weisst, wie ein gutes Ergebnis aussieht — auch unvollständige und ungewöhnliche Eingaben (fragt er sinnvoll nach?) und Grenzfälle, die er bewusst nicht beantworten soll.
• • Andere testen lassen: mindestens zwei Personen, die ihn nicht gebaut haben, eine Woche lang in begrenztem Rahmen. Rückmeldungen sammeln, gezielt eine Sache ändern, erneut testen.
• • Den Betrieb klären: Wer ist verantwortlich? Wann werden die Dokumente überprüft? Wohin wenden sich Nutzer:innen bei Fragen oder fehlerhaften Ergebnissen?

Freigabe über die Koordinator:innen: Einen persönlichen Assistenten baust und nutzt du selbstständig. Für die Freigabe an weitere Personen brauchst du deine Koordinatorin oder deinen Koordinator — sie haben die nötigen Rechte in Varios und begleiten den Freigabeprozess in deiner Abteilung. Stell deinen Assistenten kurz vor und beantworte drei Fragen: Welchen Bedarf löst er? Wie hast du getestet und was gelernt? Für wen ist er gedacht? Kein umfangreiches Konzept nötig.

Bei Fragen hilft auch der KI-Support: ki.support@uster.ch.

Mit der Freigabe ist der Assistent verfügbar. Wirkung entsteht aber erst, wenn die Menschen ihn kennen, verstehen und im Alltag nutzen. Die Einführung gehört zur Lösung des Use Cases — und braucht keinen grossen Plan: fünf Minuten in der Teamsitzung mit einem konkreten Beispiel · eine Anleitung in drei Sätzen (Was macht er? Was braucht er? An wen wende ich mich?) · noch besser gemeinsam ausprobieren, etwa in einer KI-Werkstatt · teilen, was funktioniert, damit andere Teams profitieren und niemand denselben Assistenten doppelt baut.

Das Wichtigste aus Pfad 3 ist kein Werkzeug, sondern deine Arbeitsweise: Du beginnst beim Bedarf, nicht beim Tool. Du bereitest den Kontext sorgfältig vor, prüfst die Ergebnisse und denkst Qualität, Datenschutz und den späteren Betrieb von Anfang an mit.

Ausblick: Bis Ende 2026 fallen in Uster wichtige strategische und regulatorische Entscheide zum Einsatz von KI. 2027 liegt der Fokus auf der Umsetzung konkreter Use Cases in mehreren Teams; weitere Angebote und Themen wie Agentic AI sind geplant. Vieles ist noch im Aufbau — bis dahin kannst du schon viel bewirken: gute Use Cases erkennen, Lösungen ausprobieren, Erfahrungen teilen.